2022年7月27日2022年7月28日

◆夏休み・冬休み
◆海外出張

などなど、長期間メールが返せない時に
相手からのメールに対して自動でテンプレートのテキストを返信する
便利な機能が「自動応答メール」です。
　

目次

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お使いのOutlookが、Microsoft社が提供する「Outlook.com」ならば
【自動応答】という項目があり、設定は楽です。が、
普通の「Outlook」（大多数の方がこっち？）ですと、
【自動応答】という項目はなく、ちょっとした設定が必要となります。

　
今回は「Outlook」の場合の設定方法を記載していきます。

※これから解説するのは
　Outlookの [ファイル]タブ を開いて
【自動応答】の機能がない場合の設定方法となります。　

不在時の「自動応答メールの設定」に際しては
以下の事にご注意ください。

１．Outlookを起動していなければならない
２．「自動送受信※１」が設定されている必要がある

この２つの条件を満たしていなければ、
自動応答が発動しませんのでご注意ください。

また、宛先を絞らない場合(全部に対して自動応答を設定する場合)は

３．応答メールに連絡先等の個人情報を載せるのは控えた方が無難

です。

※１「自動送受信」に関しては別の記事にまとめました。下記、ご参照ください。
※２セキュリティの都合上、メールを送る前に「送り先アドレス・メール本文・添付資料内容の確認・添付のパスワード設定」が必要となる設定をしている場合は、この確認が取れないとメールが送れないので、設定を外すなりしておきましょう。

【Outlook】メールの自動送受信設定

〇〇分毎にメールの自動送受信 これを行うには以下の手順に従ってください。　 自動送受信の設定方法 [ファイル]タブ → [オプション] → [詳細設定] → [送受信] → [次の時間ごとに自動で送受信を実行する] にチ […]

　
それでは自動応答メールの設定手順に進みましょう。
　

「Outlook」では

作成しておいた返信用文章を「仕分けルール」によって
届いたメールに対して自動で返信する

これで自動送信機能と同等の対応が出来るようになります。
以下は実際の画面を用いながら設定手順をご紹介します。
　

１．自動応答用の[メールを作成] → [名前を付けて保存] (ファイルの種類は「Outlookテンプレート」)
２．[ホーム]タブ → [仕分けルールの作成]
３．[詳細オプション] → ※[次へ] → (注意が入るが、ここでは「はい」を選択。)
４．[特定のテンプレートを使って返信する] にチェックを入れ、下方の欄で[特定のプレート] をクリック
５．プルダウンリストを開き [ファイルシステム内のユーザー テンプレート] を選択し、保存した自動応答メールを選択し、[開く] をクリック
６．戻った画面で [完了] を押す

これで設定が完了しました。
今回は例題という事で、↑の設定方法では、どこからメールを受け取ろうとも自動応答のメールを配信するような設定です。これだとメルマガ等の機械的なメールや、CCとして受け取ったメールにも自動応答が適応されてしまいます。

以下、自動応答メール作成の手順1~6に沿った
実際の操作画面になります。

例えば、
特定のアドレス(差出人)に対してだけ、自動応答メールを適用したい場合は
↑の手順表の下線部部分に変更を掛けます。
他は一緒の手順なので、
異なる箇所だけをピックアップしてご説明いたします。
　

１．自動応答用の[メールを作成] → [名前を付けて保存] (ファイルの種類は「Outlookテンプレート」)
２．[ホーム]タブ → [仕分けルールの作成]
３．[詳細オプション] → ※「[差出人]が※※※の場合」にチェックを入れ、アドレスを指定する(アドレス帳から選択可能で、複数ある場合は『Ctrlキー』を押しながらアドレスを選択してください) → [次へ]
４．[特定のテンプレートを使って返信する] にチェックを入れ、下方の欄で[特定のプレート] をクリック
５．プルダウンリストを開き、[ファイルシステム内のユーザーテンプレート] を選択し、保存した自動応答メールを選択し、[開く] をクリック
６．戻った画面で [完了] を押す

※下線部部分のみ手順が異なります。

このアドレスで対応先を限定する他にも、いろいろと条件を付加する事が出来ますので、まずは詳細オプションを開き、条件をご覧ください。
　

自動応答メール設定が不要となった場合は
仕訳ルールを解除・削除しましょう！

１．[ホーム]タブ → [仕分けルールと通知の管理]
２．該当の仕分けルールを選択し、[削除] をクリック

これで、自動応答メールの設定が解除されました。

以上になります。
何かのご参考になれば幸いです。