Planejamento Administrativo

Secretaria Executiva

Planejamento de projetos para captação de investimentos;

Cronograma das atividades desenvolvidas no evento;

Organograma Geral;

Orçamentos e contratação de serviços de terceiros para recursos audiovisuais, filmagens, tradução simultânea, assessoria de imprensa, buffet, decoração, montagens, atividades culturais e demais serviços para cada tipo de evento;

 Gerenciamento das inscrições prévias cadastradas através de sistema on-line;

 Equipe qualificada para atendimento das inscrições durante o período que antecede o evento e no local;

Seleção, contratação e treinamento de recepcionistas, inclusive, bilíngües;

Apresentação de relatórios financeiros mensais;

Orçamento geral do evento;

Visitas técnicas, para avaliar os possíveis locais do evento e necessidades; 

Visitas técnicas, para avaliar a rede hoteleira do local; 

Reuniões na cidade sede da Entidade ou na cidade de realização do Evento, com as comissões, para acompanhamento das atividades;

Reuniões quinzenais / semanais através do skype para detalhamentos das ações realizadas;

Coordenação das visitas técnicas das comissões nos locais que serão utilizados para as programações científicas e sociais do Evento;

Avaliação Geral do Evento representado por gráficos;

Apresentação de Dossiê.

Planejamento Científico

Levantamento e Oficialização de entidades apoiadoras;

Envio de cartas convites aos convidados;

Coordenação e checagem das necessidades logísticas nas atividades pré-congresso (cursos práticos);

Formatação do Programa Científico;

Recebimento e formatação de trabalhos científicos;

Emissão de cartas aos autores de trabalhos aprovados e reprovados;

Atas de mesas com dados curriculares de cada palestrante;

Supervisão e coordenação na emissão dos materiais dos congressistas (crachás, certificados, controle de vagas) e das atividades da secretaria no pré- evento e durante o evento;

Confirmação de inscrição on-line.

Cartas de agradecimentos;

Planejamento Turístico

Emissão de passagens aéreas e/ou terrestres;

Hospedagem de convidados e participantes;

Supervisão e controle no envio das passagens aéreas e voucher de hospedagem aos convidados nacionais e internacionais;

Programação turística para os acompanhantes;

Receptivo e transporte dos convidados e participantes;

Emissão de passagens aéreas nacionais e internacionais;

Logística de transfer;

Acordos hoteleiros;

Atendimento às viagens particulares;

Viagens de lazer; 

Passeios turísticos para participantes e acompanhantes de congressos;

Receptivo local.

Planejamento Comercial

Desenvolvimento de material para arrecadação de investimentos, incluindo planta eletrônica;

Lançamento de eventos para patrocinadores;

Planejamento administrativo de investimentos;

Coordenação para montagem e desmontagem de stands;

Informatização específica do evento;

Instalação física;

Avaliação de exposição comercial e relatórios pós vendas;

Cartas de agradecimento aos patrocinados.

Planejamento de Marketing

Comunicação visual do seu evento

Desenvolvimento de layout;

Criação dos impressos: folder, cartaz, programa oficial, certificado, credencial,

convites da programação social, banner, outdoor e sinalização;

Supervisão e coordenação da divulgação do evento (malas diretas, correio eletrônico, release, cartazes, eventos da especialidade, etc.);

Kit do participante, palestrante e patrocinador;

Envio de e-news para divulgação do evento.

Planejamento Social

Programas específicos para acompanhantes e Participantes

Desenvolvimento de festas temáticas ou de Gala;

Coffee-Break;

Lunch Meeting;

Shows 

Planejamento de Cerimoniais

Convites às autoridades;

Protocolo para autoridades;

Roteiro de Abertura;

Preparação do cerimonial.