CIRS (Critical Incident Reporting System) ist ein webbasiertes Berichtssystem zur Erfassung und Analyse von kritischen Ereignissen und Beinahe-Fehlern für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen. Ziel ist es, aus kritischen Ereignissen zu lernen und Maßnahmen abzuleiten, um die Patientensicherheit zu erhöhen. Es ist Teil des Qualitätsmanagements in Gesundheitseinrichtungen.

Wir haben Ihnen die wichtigsten Informationen in einemVideo zusammengefasst.

Warum ist CIRS für Gesundheitseinrichtungen wichtig?

Ein CIRS-System erkennt systematische Risiken frühzeitig und hilft Ursachen von Fehlern zu erkennen um diese zukünftig zu vermeiden. Es fördert eine offene Fehlerkultur. Die regelmäßige Analyse gemeldeter Vorfälle stärkt die Patientensicherheit nachhaltig und steigert die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Patienten.

Wie funktionieren CIRS-Meldungen?

CIRS‑Meldungen können über ein sicheres Online‑Meldeformular erfasst werden. Die Erfassung erfolgt strukturiert, intuitiv, datenschutzkonform und ist für anonyme Fehlermeldungen optimiert.

Ist das CIRS-System mit Intrafox Health Care DSGVO konform?

Ja, das CIRS‑System von Intrafox entspricht der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO). Zudem erfüllt es die gesetzlichen Datenschutzvorgaben aus dem SGB V, dem Patientenrechtegesetz, den Richtlinien des G-BA sowie den entsprechenden Empfehlungen des APS an ein internes Fehlermeldesystem. Es bietet u.a. Anonymisierungsmöglichkeiten, verschlüsselte Datenübertragung und rollenbasierte Zugriffskontrollen.

Ist CIRS mit Intrafox anonym? Wie wird die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet?

Ja, unser CIRS-System kann vollständig anonym genutzt werden. Das ist für Krankenhäuser wichtig, um den Schutz des Melders zu gewährleisten. Die Vertraulichkeit wird  durch De-Identifikation (mögliche Rückschlüsse auf beteiligte Personen werden dabei vom CIRS-Fallbearbeiter entfernt), Verschlüsselung und ein mehrstufiges Zugriffskonzept mit rollenbasierter Rechtevergabe sichergestellt. Zudem können indentifizierende Merkmale unwiderbringbar aus der Datenbank entfernt werden. 

Bietet das CIRS System Fallkategorisierung?

Ja, das System ermöglicht eine strukturierte Fallkategorisierung nach Schweregrad, Fehlerart (z. B. Medikationsfehler, Hygienefehler, technische Störungen) und betroffener Abteilung – für gezielte Risikobewertung und Priorisierung. In unserem CIRS System von Intrafox sind alle Kategorien und Klassifikationen flexibel konfigurierbar und lassen sich individuell an die Organisationsstruktur anpassen. So können etablierte Schemata wie das London Protokoll oder eigene genutzt werden.

Gibt es eine automatische Weiterleitung der CIRS-Meldungen an Verantwortliche?

Meldungen werden automatisch an definierte Verantwortliche im betreffenden CIRS-Meldekreis und/oder andere Fachabteilungen weitergeleitet, basierend auf vorher indivduell festgelegten Regeln. Wenn CIRS-Meldungen unbearbeitet bleiben, erkennt die CIRS Software von Intrafox das automatisch und eskaliert sie nach frei definierbaren Fristen, auch in mehreren Eskalationsstufen.

Können Verantwortliche Rückmeldungen zu CIRS Meldungen hinzufügen?

Manchmal haben CIRS-Fallbearbeiter Rückfragen zu einem CIRS-Fall, um diesen korrekt zu bearbeiten. Da die Meldung anonym stattfand, ist bei vielen CIRS Systemen eine Rückfrage an den Meldenden nicht möglich. Das CIRS System von Intrafox verfügt über eine Funktion, mit deren Hilfe der Fallbearbeiter auf dem CIRS-Portal Rückfragen stellen kann, ohne dass der Melder seine Anonymität aufgibt. Dies geschieht durch die Vergabe einer PIN an den Meldenden. Mit dieser PIN können Rückfragen beantwortet und der aktuelle Bearbeitungsstand der eigenen CIRS-Meldung eingesehen werden.

Wie funktioniert die CIRS-Auswertung? Lassen sich Risikobereiche identifizieren und Trends erkennen?

Das CIRS-System von Intrafox enthält umfangreiche Auswertungs- und Analyse-Funktionen, interaktive Dashboards, Statistiken sowie zeitliche Trendanalysen zur systematischen Identifikation von wiederkehrenden Fehlerquellen, Häufungen, Risikofaktoren und Mustern. Die CIRS-Auswertungen und Berichte sind individuell konfigurierbar und lassen sich in Formaten wie PDF, Excel oder CSV exportieren – ideal für Audits, CIRS-Fallbesprechungen oder interne Auswertungen.

Können CIRS Fälle mit Maßnahmen verknüpft werden?

Die CIRS Software von Intrafox verfügt über ein eigenes Maßnahmenmanagement. So kann jeder CIRS Fall mit konkreten Maßnahmen, Fristen und Verantwortlichkeiten verknüpft werden. Eine professionelle Wirksamkeitsprüfung rundet das Maßnahmenmanagement gemäß dem PDCA-Zyklus ab. Als einzige Software auf dem Markt bietet Intrafox auch die Verknüpfung von CIRS-Maßnahmen mit jedem anderen Modul an, z.B. dem Risiko- oder Auditmanagement. Dies macht Intrafox zu einem integrierten, vollkommen vernetzten Managemensystem.

Ist das CIRS System cloudbasiert oder On-Premise verfügbar?

Wir bieten das Intrafox CIRS-System als Cloudlösung (Hosting in Deutschland) oder als On‑Premise-Variante zum Betrieb auf ihren eigenen Servern an. Beide Varianten erfüllen höchste Sicherheitsstandards.