E-mail schrijven

>

De enige checklist voor het schrijven van e-mails om betere e-mails te maken

Ivana Vidakovic

31 jan 2024

De enige checklist voor het schrijven van e-mails om betere e-mails te maken

Optimaliseer het schrijven van je e-mail met essentiële onderdelen, betekenis en de kracht van checklists voor georganiseerde en boeiende communicatie.

INHOUDSOPGAVE

Checklists zijn een uitstekend hulpmiddel om taken te organiseren en ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.

Effectieve e-mails maken is afhankelijk van duidelijke communicatie, en het gebruik van checklists kan het proces stroomlijnen en zorgen voor aantrekkelijke en boeiende e-mails.

Dit artikel gaat in op de essentiële onderdelen van het schrijven van e-mails en beschrijft hun inhoud en betekenis.

Laten we ons verdiepen in de checklist voor het schrijven van e-mails, een essentiële bron voor elke schrijver van e-mails.

Een checklist voor het schrijven van e-mails is een productiviteitshulpmiddel dat je actief helpt bij het opstellen van effectieve en efficiënte e-mails.

Het belangrijkste doel is om ervoor te zorgen dat je alle noodzakelijke elementen hebt opgenomen en ze duidelijk en beknopt hebt gepresenteerd.

Maar voordat je begint met het opstellen van je ideale checklist, moet je veel factoren overwegen en tegen elkaar afwegen, zoals grammatica, toon, structuur en inhoud.

Bij het maken van een checklist voor het schrijven van e-mails is het belangrijk om een aantal belangrijke elementen op te nemen om de effectiviteit en bruikbaarheid ervan te garanderen.

Als je deze elementen gebruikt, kun je je e-mails op een duidelijke en beknopte manier structureren en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie wordt opgenomen.

Enkele belangrijke elementen die elke checklist voor het schrijven van e-mails moet hebben zijn:

Onderwerpregel: Moet duidelijk en beknopt zijn en betrekking hebben op de inhoud van de e-mail.

Begroeting: Een persoonlijke begroeting is belangrijk om een band op te bouwen met de ontvanger.

Doel: Vermeld duidelijk de reden voor de e-mail en wat je wilt dat de ontvanger doet.

Body: De hoofdinhoud van de e-mail, inclusief alle benodigde informatie, details of instructies.

Oproep tot actie: Wees specifiek over wat je wilt dat de ontvanger doet en geef indien nodig een duidelijke deadline.

Afsluiting: Een professionele afsluiting met je naam, handtekening en contactgegevens.

Dus, wat zou elke checklist voor het schrijven van e-mails moeten bevatten? Laten we eens kijken naar elk van deze elementen en waarom ze belangrijk zijn.

De onderwerpregel is het eerste wat een ontvanger ziet als hij een e-mail ontvangt. Het kan vaak bepalen of de e-mail wordt geopend of genegeerd.

Een belangrijke tip is om het kort en duidelijk te houden en onduidelijkheden of woorden te vermijden.

Stel bovendien dat de e-mail naar meer mensen wordt gestuurd. In dat geval kan het nuttig zijn om een vierkante haak op te nemen met een korte beschrijving van het onderwerp van de e-mail.

Bijvoorbeeld - [Teamvergadering] Volgende week woensdag.

Dit kan ontvangers helpen om snel het doel van de e-mail te identificeren en de e-mail prioriteit te geven in hun inbox.

ZenoChat, een geavanceerde AI-assistent die te vinden is in TextCortex, kan verschillende e-mailonderwerpregels maken.

Je kunt kiezen uit verschillende persona's die je kunt aanpassen om de toon of stijl aan te passen aan jouw wensen/behoeften en voorkeuren.

Wanneer je ZenoChat aanvraagt, biedt het meerdere opties voor professionele e-mailonderwerpregels die je kunt overwegen.

De hoofdtekst van een e-mail is waar je je boodschap communiceert en context en details geeft om je doel te ondersteunen.

Maar weten waar je moet beginnen en wat je precies moet vermelden kan lastig zijn. Enkele tips om op te nemen zijn:

Maak het persoonlijk: Spreek je lezer rechtstreeks aan en noem zijn naam of bedrijf. Dit kan helpen om een gevoel van verbondenheid en verstandhouding te creëren.

Wijs de lezer de weg: Als je een document hebt bijgevoegd of naar een website hebt gelinkt, maak dan in je e-mail duidelijk waar de lezer het kan vinden. Dit kan verwarring voorkomen.

Wees heel duidelijk over de call-to-action: Of je de lezer nu uitnodigt om een evenement bij te wonen of om contact met je op te nemen over een specifiek onderwerp, wees heel specifiek over wat je wilt dat ze doen en wat de volgende stappen zijn.

Wees niet bang om direct te zijn: Beleefd en hoffelijk zijn is belangrijk, maar wees niet bang om direct en assertief te zijn met je boodschap. Te vaag of passief zijn kan afbreuk doen aan de boodschap die je probeert over te brengen.

Een klassieke structuur van drie alinea's is een uitstekende plek om te beginnen. Zo zou het eruit moeten zien:

Eerste alinea: Geef duidelijk en direct aan wat je van de ontvanger wilt. Dit kan een actiepunt, verzoek of uitnodiging zijn. 

Tweede alinea: Geef details over waarom je contact opneemt en eventuele andere relevante informatie. Gebruik dit gedeelte om het doel van je e-mail uit te leggen en de ontvanger context te bieden. 

Derde alinea: Herhaal je vraag of verzoek, geef eventueel meer informatie of een deadline. Geef een duidelijke call-to-action over wat je wilt dat de lezer nu doet en spoor hem aan om actie te ondernemen.

De manier waarop je je e-mail ondertekent kan net zo belangrijk zijn als de rest van de e-mail.

Een veelgemaakte fout is om je e-mail te eindigen met "Ik kijk ernaar uit om van je te horen.", omdat dit een beetje opdringerig kan overkomen en een specifiek actiepunt of call-to-action mist.

Probeer in plaats daarvan je e-mail te eindigen met een specifieke deadline, zoals: "Laat me weten wat je denkt voor (specifieke datum)" of "Reageer alsjeblieft voor (specifieke datum), zodat ik weet hoe ik verder moet."

Als je iemand nieuw benadert of niet zeker weet of je de juiste persoon mailt, kun je de afsluiting ook gebruiken om dit te vermelden.

Bijvoorbeeld: "Als je niet de juiste persoon bent om mee te praten, laat het me dan zo snel mogelijk weten zodat ik snel verder kan."

Zelfs de best opgestelde e-mail kan worden ondermijnd door typefouten, grammaticale fouten en een ongepaste toon.

Gelukkig zijn er tallozeAI-schrijftoolsbeschikbaar die kunnen helpen dit proces te stroomlijnen en efficiënter te maken.

Enkele manieren waarop AI-schrijftools kunnen helpen met proeflezen en tooncontrole zijn onder andere:

Spelfouten en grammaticale fouten opsporen die mogelijk over het hoofd zijn gezien bij handmatig proeflezen.

Suggesties geven om lastige of onduidelijke zinnen te herschrijven.

Te veel gebruikte of herhalende woorden en zinnen herkennen.

Analyseren van de toon van je e-mail en suggesties om die aan te passen.

Door deze tools te gebruiken in combinatie met handmatig proeflezen, kun je erop vertrouwen dat je e-mails foutloos en samenhangend zijn en een positieve indruk achterlaten bij je ontvangers.

TextCortex kan erg handig zijn bij het maken van foutloze e-mails met verschillende tonen.

ZenoChat, een AI-gestuurde chatbot, haalt snel bronnen op uit databases of kennisbanken, waaronder templates en voorbeelden.

Je kunt de chatbot om zoekwoordsuggesties vragen, wat leidt tot meerdere ontwerpopties.

Daarnaast biedt TextCortex AI een herschrijvingstool voor het suggereren van verschillende tonen en het verbeteren van de nauwkeurigheid van e-mails.

Timing kan een cruciale rol spelen in het succes van je e-mail, want dat het versturen van e-mails rond 9 uur 's ochtends het beste moment kan zijn, omdat mensen dan eerder geneigd zijn om 's ochtends hun e-mails te checken.

Als het echter niet mogelijk is om een e-mail vlak voor 9 uur 's ochtends te versturen, is het aan te raden om hem rond 1-2 uur 's middags of 8 uur 's avonds te versturen, omdat mensen na de lunch of 's avonds als ze klaar zijn met hun werk waarschijnlijk het meest geneigd zijn om hun e-mails te controleren.

De juiste toon en stem bepalen in e-mails kan vaak moeilijk zijn.

Echter, TextCortex, een geavanceerd AI-hulpprogramma, blinkt uit in het samenstellen van gepolijste e-mails.

Het biedt hulp bij het kiezen van de juiste zinnen en woordenschat. 

TextCortexfuncties zijn onder andere:

⚡Zeno Chat, een aanpasbare AI-assistent die inhoud genereert volgens jouw aanwijzingen en stijlvoorkeuren.

Fouten in spelling, grammatica en stijl corrigeren om een verzorgd werk te garanderen.

⚡ Bewerkenen herschrijven mogelijkheden zoals tekst aanvullen, samenvatten en parafraseren.

Toonwisselaar met meer dan tien beschikbare tonen.

Inhoud genereren en vertalen in meer dan 25 talen.

Toegang bieden tot Zeno Chat via een webapplicatie of Chrome extension.

Klaar om het te proberen?

Meld je vandaag aan om gebruik te maken van een krachtig hulpmiddel voor het maken van foutloze e-mails die zijn afgestemd op de behoeften van je ontvanger!

Geïnteresseerd in het toepassen van AI in je organisatie?

Teams die TextCortex gebruiken besparen 3 werkdagen per maand per medewerker en behalen tot 28x ROI.

Vond je dit artikel leuk? Bekijk nog een paar gerelateerde berichten.

50 Professionele Out-of-Office Bericht Voorbeelden

Houd je collega's en klanten op de hoogte als je niet op kantoor bent met onze 50 professionele out-of-office e-mailvoorbeelden en bewerkbare templates.

Ertugrul Portakal

23 november 2024

Hoe schrijf je een e-mail naar een recruiter [+Templates]

Leer hoe je een e-mail naar een recruiter schrijft, van het maken van een overtuigende onderwerpregel tot het introduceren en laten zien van je kwalificaties om op te vallen.

Ivana Vidakovic

24 mei 2024

Hoe schrijf je een e-mail als je documenten verstuurt?

Leer hoe je een duidelijke e-mail schrijft als je documenten verstuurt, inclusief tips over structuur, taalgebruik en hoe je ervoor zorgt dat je boodschap goed wordt ontvangen.

Ivana Vidakovic

17 mei 2024

Vragen? Antwoorden.

Hoe werkt TextCortex ?

TextCortex is een robuuste bedrijfssoftware die geschikt is voor bedrijven die AI willen integreren met hun eigen gegevens en kennis. Het biedt geavanceerde functies voor het beheren van de levenscyclus van kennis en content, specifiek gericht op zakelijke behoeften zoals het creëren van content, gegevensanalyse en kennisbeheer.

Wat is het verschil tussen TextCortex, Microsoft Copilot & ChatGPT?

TextCortex is een aanpasbaar platform dat zich onderscheidt van Microsoft Copilot en ChatGPT door bedrijven in staat te stellen AI op maat te maken voor specifieke use cases, workflows te automatiseren en gedetailleerde, gepersonaliseerde antwoorden te ontvangen. Het integreert naadloos met vele tools, zoals de Microsoft Suite, en biedt nauwkeurige informatieterugwinning met collaboratief kennisbeheer op een GDPR-conforme EU-infrastructuur. De toegang tot toonaangevende AI-modellen, waaronder de GPT-modellen, garandeert uitzonderlijke mogelijkheden en biedt tegelijkertijd de flexibiliteit om uit meerdere aanbieders te kiezen. Met meertalige ondersteuning en een intuïtieve interface is TextCortex ideaal voor wereldwijde teams.

Welke talen ondersteunt TextCortex ?

TextCortex ondersteunt meer dan 25 talen, waaronder Engels, Nederlands, Duits, Oekraïens, Roemeens, Spaans, Portugees, Frans en Italiaans.

Biedt TextCortex tekstgeneratie API?

Ja, we hebben een Tekstgeneratie API, neem direct contact met ons op om deze te implementeren. Je kunt ons bereiken op [email protected]

Ik heb een account voor mezelf, kan ik die delen met mijn collega's?

Account delen is niet toegestaan. Als je meerdere seats nodig hebt voor je team, kun je ons enterprise plan bekijken.

Biedt TextCortex een gratis proefversie aan?

Ja, TextCortex biedt een 14-daagse gratis proefversie voor gebruikers om alle functies uitgebreid uit te proberen met een groter aantal generaties. Maar vergeet niet dat je veel van onze kernfuncties al kunt uitproberen met het gratis plan.

Hoe zijn TextCortex's beoordelingen op G2, Trustpilot, Capterra, en andere platforms?

In totaal heeft TextCortex AI meer dan 2500 beoordelingen op gerenommeerde beoordelingssites zoals G2, Trustpilot en Capterra.

Ik heb mijn abonnement opgezegd, wat gebeurt er met mijn account?

Je premium functies blijven beschikbaar tot het einde van je abonnementsdatum, daarna wordt je accountplan ingesteld op Gratis.

Ik heb mijn abonnement opgezegd, wat gebeurt er met mijn account?

Je premium functies blijven beschikbaar tot het einde van je abonnementsdatum, daarna wordt je accountplan ingesteld op Gratis.

Wat is Retrieval Augmented Generation (RAG)?

RAG, of Retrieval-Augmented Generation, verbetert de prestaties van taalmodellen door ze informatie te laten ophalen uit externe kennisbronnen voordat ze een antwoord genereren. Dit resulteert in beter geïnformeerde en contextueel relevantere resultaten. TextCortex maakt gebruik van deze technologie, verder verbeterd door onze eigen gegevensverwerking, om bedrijven krachtige en nauwkeurige oplossingen te bieden die zijn gebaseerd op de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van AI.

Wat is Enterprise AI?

Enterprise AI verwijst naar oplossingen met kunstmatige intelligentie die specifiek zijn ontworpen voor bedrijfsomgevingen en die organisaties helpen processen te automatiseren, besluitvorming te verbeteren en innovatie op schaal te stimuleren. Deze oplossingen pakken complexe zakelijke uitdagingen aan en zorgen tegelijkertijd voor beveiliging, compliance en integratie met bestaande systemen. TextCortex levert geavanceerde Enterprise AI via ons platform, zodat bedrijven hun activiteiten kunnen transformeren met aanpasbare, intelligente oplossingen die zijn afgestemd op hun unieke behoeften.

Wat is Enterprise Search?

Enterprise Search verwijst naar technologie waarmee organisaties informatie kunnen zoeken en ophalen uit al hun interne gegevensbronnen, waaronder documenten, databases, e-mails en applicaties. Het helpt medewerkers om snel relevante informatie te vinden die verspreid is over de organisatie, waardoor de productiviteit en besluitvorming verbetert. TextCortex verbetert de traditionele zoekfunctie voor bedrijven met AI-mogelijkheden, waardoor bedrijven niet alleen informatie kunnen vinden, maar ook inzichten en antwoorden uit hun gegevens kunnen genereren door middel van intelligent zoeken en ophalen.

Wat is kennisbeheersoftware?

Kennisbeheersoftware helpt organisaties bij het vastleggen, organiseren, opslaan en delen van institutionele kennis en informatie tussen teams en afdelingen. Het stelt bedrijven in staat om expertise te behouden, kennissilo's te verkleinen en ervoor te zorgen dat kritieke informatie toegankelijk blijft voor medewerkers wanneer dat nodig is. TextCortex tilt kennisbeheer naar een hoger plan door traditionele organisatorische mogelijkheden te combineren met AI-gestuurde intelligentie, waardoor bedrijven niet alleen hun kennis kunnen opslaan en benaderen, maar ook inzichten en antwoorden direct uit hun informatiearchieven kunnen genereren.

Welke LLM's gebruikt TextCortex ?

TextCortex gebruikt verschillende grote taalmodellen (LLM's) van verschillende leveranciers, waaronder de nieuwste Claude-, GPT- en Gemini-modellen van bedrijven als Anthropic, OpenAI, Mistral en Google.

Bundel kennis en automatiseer workflows.

Verbind je kennis, pas de stijl aan en begin samen te werken met je AI copiloot.

zich aanmelden

TextCortex - Doorzoek je kennisbank slimmer met AI-agenten.

Bedrijf

Nuttige links

Gratis gereedschap

Alternatieven

© 2024 Alle rechten voorbehouden. Ontwikkeld met ❤️ in Berlijn door TextCortex AI.